Le développement d'un intranet : un projet sur-mesure
Le développement de votre intranet
L'intranet est l'outil de communication interne d'une entreprise, d'une organisation ou d'une collectivité. L'intranet n'est pas destiné à être vu ou consulté par d'autres personnes, et ne doit bien sûr pas être référencé par les moteurs de recherche. Il doit être adapté aux utilisateurs, être facile d'utilisation (ne doit par exemple pas nécessiter de formation des utilisateurs), être accessible via le réseau interne ou des passerelles externes. L'intranet permet de stocker, d'organiser et de restituer les informations nécessaires aux personnels. L'intranet est aujourd'hui un formidable moyen de pérenniser l'information, de la tenir à jour et de la diffuser en interne de manière fiable et efficace.
Lorsque l'on parle d'intranet, on peut utiliser le terme de site web intra-entreprise (ou site internet intra-entreprise). Dans le cas d'un extranet, on parle de site web (ou site internet extra-entreprise). L'extranet est plutôt réservé à des besoins de communication externe, avec des fournisseurs, des clients, des partenaires. Voir notre page consacrée à la conception et au développement d'un extranet.
Un intranet s'articule souvent autour des fonctionnalités suivantes :
- Accès identifié et sécurisé, via un annuaire interne ou de type LDAP ou encore Active Directory,
- Gestion des droits et accès, avec différents rôles, groupes d'utilisateurs,
- Annuaire et agenda partagé, messagerie interne, newsletter, alertes, notifications,
- Portail de contenus, informations et communication interne de l'entreprise,
- Agrégation de contenus ou de flux d'actualités internes ou externes,
- Réservation de ressources internes (salles de réunion, matériels, ...),
- Gestion documentaire (AGED), gestion de médias (médiathèque, photothèque, vidéothèque), informations et documentations produits, avec moteur de recherche interne,
- Espaces de travail collaboratifs, outils interactifs (chat, forums), espaces de gestion de projets,
- et toute autre fonction nécessaire à l'activité des utilisateurs concernés...
En complément, un intranet peut également intégrer des liens vers des applications métiers : gestion de production, gestion de ressources humaines (GRH), gestion commerciale ou clients (CRM), outils décisionnels, etc. Mais ce n'est pas sa fonction première.
L'avantage d'un intranet par rapport à une application informatique classique, c'est l'utilisation du web comme plateforme de déploiement et d'exploitation. De ce fait, la mise en œuvre ne nécessite pas de déploiement applicatif, les mises à jour sont centralisées, les supports de consultation sont multiples (smartphones, tablettes, ordinateurs portables ou ordinateurs de bureau).
Et l'énorme avantage des développements d'applications web de manière générale, c'est d'être très souple pour l'intégration de nouvelles fonctionnalités. Un projet d'intranet peut tout à fait débuter par la mise en œuvre de 2 ou 3 fonctions (par exemple identification + annuaire), pour être ensuite étendu à d'autres fonctions, au fur et à mesure des besoins et/ou de l'appropriation des utilisateurs.
Les étapes de création d'un intranet sur-mesure
L'audit
C'est la phase d'analyse des besoins de notre client, avant la rédaction du cachier des charges en lui-même. Cet audit nous permet notamment d'analyser la structure du réseau informatique, du système d'informations en place, de déterminer les groupes de publics concernés par l'intranet, et de déterminer ensemble les solutions nécessaires à la bonne réalisation du projet.
Le cahier des charges, les spécifications
Comme pour la création d'un site internet, un projet d'intranet c'est avant tout un ensemble de besoins fonctionnels qu'il va falloir comprendre, organiser, structurer. Le cahier des charges peut être rédigé par le client, par notre équipe, ou par un prestataire externe (exemple : un consultant métier).
Le chiffrage du projet, la proposition commerciale
Question récurrente et évidente : combien coûte un intranet ? Hé bien la réponse est évidente : ça dépend !
Comme tout projet sur-mesure, le coût dépend directement des travaux à réaliser, des développements qui vont être nécessaires à la mise en œuvre de l'application. D'où l'importance du cahier des charges et des spécifications fonctionnelles, qui vont déterminer au plus juste les besoins, et qui nous permettront de chiffrer au plus juste le coût du projet.
De manière générale, nous détaillons nos propositions commerciales, afin de permettre à nos clients de bien identifier les postes les plus couteux, les postes les moins chers, et ainsi de pouvoir éventuellement redistribuer des projets importants en plusieurs projets plus petits, donc moins couteux.
La conception et les choix technologiques
La conception est une étape technique, dont les contraintes auront été déterminées lors de l'audit. Il s'agit globalement de faire des choix en fonction du système d'information existant du client. Par exemple, si des informations traitées par l'intranet proviennent d'un système informatique existant (SAP, SAGE, ...), nous devons prévoir des passerelles d'échanges entre le(s) système(s) d'information(s) et l'intranet.
Les choix technologiques dépendent directement de l'existant du client : est-ce qu'une annuaire est en place ? Est-ce du LDAP, Active Directory ? Est-ce que des serveurs mails sont en place ? Microsoft Exchange ? Etc. Toutes ces questions (et surtout les réponses !) vont nous amener à faire des choix technologiques adaptés et compatibles.
Le développement de l'intranet
Le développement d'un intranet ressemble énormément à celui d'un site internet. Nous vous invitons donc à lire notre prose sur le développement d'un site internet...
Les tests unitaires, les tests fonctionnels, la recette
Sans trop entrer dans le détail, les tests unitaires permettent de tester des fonctions de manière isolée. Les tests unitaires sont indispensables pendant la phase de développement, chaque développeur prenant à son compte les tests unitaires des fonctions qu'il développe.
Les tests fonctionnels permettent de valider le bon enchainement de fonctions elles-mêmes composées de plus fonctions plus basiques. Par exemple un processus complet de prise de commande, entre la mise en panier d'articles jusqu'au paiement en ligne de la commande.
A ces 2 types de tests on peut ajouter les tests de non-régression, dont le rôle est surtout de contrôler que les nouvelles versions de fonctions ne posent pas de soucis vis à vis de fonctions déjà existantes. Les tests de non-régression sont avant tout utilisés dans le cas d'évolution de versions.
Tout ces tests sont généralement réalisés à partir de jeux d'essais. Par définition, un jeux d'essai décrit d'une suite d'actions (les entrées) et de résultats attendus (les sorties), dans l'objectif de valider une fonctionnalité.
La finalité de tous ces tests est de valider une phase finale, appelée recette (ou test d'acceptation). Cette recette peut concerner l'ensemble du développement, ou uniquement les aspects fonctionnels, ou encore les aspects techniques. Si vous vous intéressez au sujet, vous pouvez consulter Wikipédia qui donne des explications assez complètes sur le sujet :
Contenu soumis à la licence CC-BY-SA. Source : Article Test d'acceptation de Wikipédia en français (auteurs)
La formation des utilisateurs, des administrateurs
En théorie, nous défendons l'idée qu'une application correctement conçue et bien réalisée n'a pas besoin d'explications ! Donc les utilisateurs n'ont pas besoin d'être formés. Mais il peut être quand même utile d'effectuer des démonstrations de l'application développée, au moins pour montrer les fonctions présentes, et ses capacités.
Dans la pratique, un public est tout de même souvent concerné par un apprentissage : les administrateurs. En effet, ce sont les administrateurs qui alimentent l'intranet. Par exemple, dans le cas de la diffusion de contenus, si lire de l'information ne nécessite pas d'être formé, en revanche il vaut mieux savoir comment faire pour la diffuser correctement.
Chez DEVACOM, nous avons mis en œuvre depuis longtemps le support utilisateur, afin de ne jamais laisser nos clients seuls devant leur écran.
La mise en production
Dernière étape avant de lâcher les utilisateurs sur l'intranet : mettre l'application sur un serveur, la rendre accessible via une adresse unique (URL - ex : monsuperintranet.devacom.fr), et prévenir tout le monde (ou au moins les utilisateurs concernés) !
Attention : cela signifie qu'il va falloir également vérifier la sécurité autour de l'application, mettre en place des procédures de sauvegardes, de surveillance (monitoring), et des procédures de reprise en cas de soucis.
La maintenance opérationnelle
On parle plus précisément de "maintenance en conditions opérationnelles" (ou MCO). Pour faire simple, il s'agit de mettre en place des mesures permettant, en cas de problème(s), de maintenir l'application dans un état opérationnel acceptable.
S'il est vrai que dans la majorité des cas tout va bien, il peut être intéressant de se remémorer la loi de Murphy : Tout ce qui est susceptible d'aller mal, ira mal
Donc, en partant de ce principe, et sans catastrophisme, nous essayons de prévoir au moins à minima des modes de fonctionnement dégradés lorsqu'il est nécessaire d'assurer une continuité de service.
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